Wiele osób uważa, że stanowisko asystentki nie wymaga specjalnego przygotowania, bo kawę umie parzyć każdy. Jakże błędne myślenie. Nie wszyscy mają predyspozycje i umiejętności niezbędne do pełnienia funkcji asystenta przełożonego. Jaka powinna być prawa ręka szefa?

Parzy kawę, kseruje dokumenty i pilnuje, żeby szefowi nikt nie przeszkadzał - niestety taki stereotyp na temat pracy asystentek nadal istnieje. Rzeczywistość jednak jest inna. Praca asystentki wcale nie jest łatwa i wymaga odpowiednich kompetencji. Donald Trump powiedział: „Jeśli chcesz zrobić dobry biznes, najpierw zatrudnij dobrą asystentkę". Coś w tym jest, ponieważ asystentka to prawa ręka szefa, która czuwa nie tylko nad swoją pracą, ale także nad obowiązkami szefa.

Asystentka często jest wizytówką firmy. Jej zadaniem jest tworzenie dobrego wrażenia zarówno na zewnątrz, jak i wewnątrz firmy. To właśnie ona jest pierwszą osobą, z którą klient ma kontakt jeszcze przed nawiązaniem współpracy, dlatego ważne, aby osoba, zatrudniona na tym stanowisku tworzyła pozytywny wizerunek firmy. Pomóc w tym może wysoka kultura osobista, umiejętności komunikacyjne oraz doskonała znajomość biznesowego savoir vivre.

Znakomita organizacja to umiejętność niezbędna w pracy asystentki, która organizuje nie tylko swój czas pracy, ale również szefa. Osoba na tym stanowisku musi sprawić, aby wszystkie powierzone jej zadania zostały wykonane we wskazanym terminie. Dobra asytentka potrafi także z natłoku obowiązków wybrać te, które w danej chwili są najważniejsze. Dzięki właściwemu planowaniu, odpowiednio dobranym metodom, technikom i formom zadań asystentka może usprawnić wykonywanie swoich obowiązków. Istotna jest również skuteczność działania w sytuacjach trudnych, stresujących oraz pod presją czasu.

SZKOLENIE SKIEROWANE JEST DO
 
• Sekretarek/asystentek prezesów/dyrektorów
• Osób pracujących w biurach zarządu, sekretariatach, recepcjach
• Osób, które są zainteresowane tematyką szkolenia

PROGRAM SZKOLENIA    
 
DZIEŃ I - w ujęciu psychologicznym
 
Dzięki szkoleniu Uczestnicy:
• poznają lub przypomną sobie standardy związane z bezpośrednią i  telefoniczną obsługą klienta zewnętrznego i wewnętrznego w pracy sekretariatu/recepcji
• dowiedzą się, jak radzić sobie z nieprzyjemnymi klientami, jak łagodzić trudne sytuacje przez telefon oraz w kontakcie bezpośrednim, jednocześnie dbając o satysfakcję klientów, wizerunek firmy i własne BHP pracy
• poznają bariery komunikacyjne w wyniku których dochodzi do konfliktów i nieporozumień oraz sposoby na profilaktykę zachowań konfliktowych
• poznają przykładowe metody radzenia sobie ze stresem
 
1. Wizerunek firmy
• Rola Pracowników Sekretariatu w obecnej rzeczywistości rynkowej, dlaczego firmy tak dbają o ten obszar?
• Psychologiczne i merytoryczne potrzeby klientów w zależności od stylu komunikacji
 
2. Specyfika kontaktu telefonicznego w pracy sekretariatu
• Komunikacja werbalna i niewerbalna w kontakcie telefonicznym
• Standardy rozpoczynania i kończenia rozmowy
• Przełączanie i przekazywanie rozmów
• Zawieszanie w stan oczekiwania
• Przyjmowanie wiadomości i odpowiedzialność za nią
 
3. Bezpośredni kontakt z Klientem. Zasady savoir vivre.
• Obsługa bezpośrednia – wady i zalety, jak to wykorzystywać, na co uważać?
• Rola pierwszego wrażenia w kontakcie pracownika recepcji z Klientem. Przywitanie się, podanie ręki, wręczanie wizytówek, przedstawianie osób
• Dress code w pracy sekretariatu/recepcji 
• Organizacja spotkań
 
4. Korespondencja pisemna
• @-etykieta – zasady pisania e-maili 
 
5. Organizacja czasu pracy sekretariatu. Podstawowe zasady planowania
• Wyznaczenie priorytetów zadaniowych 
• Niezauważalne, lecz groźne „pożeracze czasu” 
• Inne trudności wynikające w predyspozycji osobowościowych i ograniczeń zawodowych 
 
6. Dobra komunikacja, jako sposób nawet na trudnego klienta
• Techniki aktywnego słuchania
• Rola pytań, czyli jak za pomocą pytań pomóc sobie w kontakcie z Klientem
 
7. Algorytm sytuacji trudnej. Jak radzić sobie ze stresem?
• Jakie elementy powinny się znaleźć w rozmowie z trudnym klientem?
• Jak radzić sobie z krytyką klienta i łagodzić konflikty?
•  Przykładowe sposoby radzenia sobie ze stresem 
 
DZIEŃ II - w ujęciu prawnym

1. Wprowadzenie
• hierarchia aktów prawnych
• wyszukiwanie przepisów prawnych
• wyszukiwanie wzorów pism, dokumentów
• nowoczesne narzędzia prawne w praktyce
• jak czytać akty prawne, dokumenty, umowy
• terminologia prawnicza
 
2. Rejestry (wpis, skutki wpisu, źródło informacji, wnioski, dokumentacja) 
• Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej 
• Krajowy Rejestr Sądowy
 
3. Elementy prawa cywilnego, gospodarczego i handlowego – podstawy prawne funkcjonowania przedsiębiorstw

4. Charakterystyka form prawnych prowadzenia działalności gospodarczej - jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej, spółki jawnej, spółki partnerskiej, spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z o.o., spółki akcyjnej
a) umowa / statut spółki, regulaminy funkcjonujące w spółce
b) umowa / statut spółki, regulaminy funkcjonujące w spółce
c) struktura spółek kapitałowych, zasady funkcjonowania, obsługa organów spółki
• Zarząd 
       - zasady reprezentacji spółki  
       - mandat i kadencja członków zarządu
       - uchwały zarządu  
       - zwoływanie posiedzeń zarządu
       - prawa i obowiązki członka zarządu  
• Rada nadzorcza 
       - prawa i obowiązki rady nadzorczej i jej poszczególnych członków
       - pojęcie i zasady sprawowania stałego nadzoru oraz czynności nadzorczych  
       - mandat i kadencja członków rady nadzorczej  
       - kompetencje zarządu i rady nadzorczej a ich wzajemne relacje
• Komisja rewizyjna
• Walne zgromadzenie / Zgromadzenie wspólników  
       - uchwały (kompetencje)
       - zasady działania
       - przerwy w obradach
       - wpływ na uchwały innych organów
 
5. Pełnomocnictwo i prokura (rodzaje, zakres swobody działania, prawa i obowiązki, skutki braku pełnomocnictwa/prokury, jak sprawdzać prokurę / pełnomocnictwo, zasady udzielania i odwoływania, rejestr pełnomocnictw w przedsiębiorstwie)
 
6. Umowy gospodarcze
• Tryby i formy zawierania umów (m.in. oferta, negocjacje, aukcja, przetarg, list intencyjny, umowa przedwstępna, pisemne potwierdzenie zawarcia umowy, zamówienie)    
• Na jakie dokumenty wpływające do przedsiębiorstwa należy zwrócić szczególną uwagę
• Jak prawidłowo konstruować i sprawdzać umowy? Jak dobrać odpowiedni wzór umowy do konkretnej sytuacji?     
- zasada swobody umów 
- jakie umowy wyróżniamy
- cechy szczególne umów
- modyfikacja umów 
- wzorce umowne  
- załączniki, aneksy, ogólne warunki umowy
• Jak unieważnić umowę?
• Klauzule niedozwolone w umowach - jak je wyszukiwać?   
• Klauzula rebus sic stantibus w umowie - czy zawsze należy wykonać umowę?       
• Kto może podpisywać umowy - pełnomocnictwo, prokura, reprezentacja spółki 
• Sposoby zabezpieczania prawidłowego wykonania umowy
• Metody rozstrzygana sporów (sądownictwo powszechne, sądownictwo polubowne, mediacja, koncyliacja)     
• Jak skutecznie egzekwować wykonanie umowy / należne płatności?
 
7. Tajemnica korespondencji

8. Tajemnica handlowa przedsiębiorstwa

9. Ochrona danych osobowych w przedsiębiorstwie 

10. Ochrona wizerunku firmy, pracowników